Toda manifestação encaminhada por alunos, professores, funcionários e comunidade em geral, é registrada e recebe um número de identificação único para acompanhamento da manifestação.

Cada manifestação é examinada preliminarmente para decidir-se acerca de sua admissibilidade. Essa etapa inicial verifica o objeto da manifestação — que deve ter relação com os Poderes constituídos locais e com o próprio IESPLAN — e se existem elementos suficientes para prosseguimento.

Para que uma manifestação possa prosseguir à próxima etapa, o interessado deve:

• Demonstrar, de forma objetiva e esclarecedora, como foi ou será afetado pela má prestação dos serviços;
• Ter tentado, previamente, solução junto ao departamento em questão;
• Certificar-se de que o objeto de sua manifestação não deve estar em apreciação por órgão do Poder Judiciário ou colocado em questão de decisão judicial;
• Estar consciente de que serão arquivadas, de ofício, as manifestações sem elementos necessários e suficientes para o início de um processo de adoção de providências; maliciosas; triviais; ou apócrifas.

Sendo necessária uma informação adicional, a manifestação é sobrestada, aguardando-se a complementação de informações pelo interessado. O prosseguimento somente ocorre após o retorno das informações. Transcorrido o prazo estipulado para o recebimento da resposta, a manifestação é arquivada por se entender que o interessado perdeu o interesse no seu prosseguimento.

Nas situações que a Ouvidoria Geral do IESPLAN decidir rejeitar a manifestação, serão providenciados o arquivamento e o envio de informação ao interessado com as razões de tal decisão.

Admitida a manifestação, a Ouvidoria Geral do IESPLAN inicia a instrução. Nesse ponto é notificado ao interessado o número de identificação único para acompanhamento.

A manifestação e documentos de apoio são enviados para órgão competente, para análise e emissão de parecer ou resposta.

As informações assim prestadas são encaminhadas ao aluno  para que faça suas observações em relação ao serviço oferecido.

A fase de instrução encerra-se quando existirem elementos suficientes para prosseguir-se à etapa de conclusão.